Email Arxiv almasına qorunması və e-poçt yol qəbul və ya fərdi, təşkilat və ya abunə xidməti tərəfindən göndərilən categorizing avtomatlaşdırılmış aktdır. Bu təcrübə uzun bir çox təşkilatlar tərəfindən qəbul edilmişdir - əməkdaşları daha asan istifadə edilə bilər gizli e-poçt söhbət qorumaq tapmaq menecerləri daha asan illik audit və hüquqşünaslar üçün məlumat axtarmaq üçün tapmaq daha asan almaq və iş e-poçt arasında çatdırdı məlumat bərpa etmək üçün tapmaq daxili araşdırmalar və xarici mübahisələrin yardım.
Bir sözlə, e-poçt arşivleme təmiz və idarə etmək asan gelen saxlayır. Bu bir çox insanlar onların şəxsi e-poçt arxiv təcrübə etmək niyə bir möcüzə deyil. korporativ e-poçt arxiv adətən lentləri və disk seriallarda maqnit saxlanılır baxmayaraq, ən şəxsi e-poçt arxiv bulud saxlanılır. müəyyən bir məlumat axtarmaq üçün daha sürətli olardı ki, e-poçt, bu arxivlərdə sistematik endekslenir.
Siz e-poçt mesajları ilə yanaşı, arxiv edə bilərsiniz bir neçə şey var. ən mühüm e-poçt faylları və əlaqədar metadata olacaq. Bundan əlavə, siz də arxiv təqvimlər, kontaktlar, qeydlər və mesaj bilərsiniz.
Part 1: Sizin E-mail saxlamaq lazımdır Niyə Təhlükəsiz arşivlenmiş və asanlıqla əlçatan
Evdə və iş e-poçt arşivleme yerinə yetirməlidir səbəbləri var. Burada ilk 5 səbəbləri var:
- Depolama: Sizin e-poçt inbox gündəlik iş və şəxsi rabitə mərkəzi - xüsusilə indi Arxiv digital storage optimize edə bilərsiniz digital xidmətlər, sosial media hesabı, təqvimlər, kontaktlar, layihənin idarə meneceri və s. Məsələn bir çox ilə senkronize edə bilər ki, Siz e-poçt axtarış edə biləcəklər ki, kosmik səmərəli gelen kutularına.
- Uyğunluq: gelen kutunuzda məlumat tapmaq vergi və vaxt aparan ola bilər. Bəzi şirkətlər üçün, hökumət istintaq lazım onlar asanlıqla Retrieved bilər ki, onların elektron rabitə arxiv işçiləri tələb edir. Vergi verilməsi mövsüm rulonlarda zaman şəxslər bu faydalı tapa bilərsiniz.
- Email Management: Daxil olan və çıxan e-poçt saxlanılması və endeksleme prosesinin avtomatlaşdırılması e-poçt hesabı yer saxlamaq, həm də sizin inbox təmiz etmək deyil. Bu xüsusi layihə (məsələn Project X) və ya məqsəd (məsələn, Travel sənədlər) ilə bağlı söhbət Kateqoriyalara üçün böyük bir yoldur. Bu yolla, siz dərhal xüsusi e-poçt baxmaq bilirsiniz.
- Məhsuldarlıq artırılması e-poçt sistemli həyata sıralanır edərək, ilk mühüm olanları iştirak və pulsuz zaman ən mühüm ilə məşğul olacaq. Əl bunu əngəl azaldır avtomatik olaraq sıralanır bu e-poçt olan bir çox insanlar üçün əlverişlidir.
- Disaster Recovery: Siz təsadüfən sizin e-poçt bütün silmək lazımdır, siz geri e-poçt arxiv mühüm olanları əldə edə bilərsiniz ki, arxayın ola bilərsiniz. Bu data bərpa etmək üçün sürətli və asan bir yoldur.
Part 2: Sizin E-mail Arxiv saxlamaq üçün necə
Microsoft Outlook birdən bir dözülməz tarama üçün yavaşladı və sadə e-poçt göndərmək üçün uzun zaman alır mı? Sizin poçt qutusu əhəmiyyətli dərəcədə ağır olmuşdur, çünki bu, yəqin ki. Sizin poçt qutusu necə şişirilmiş yoxlamaq üçün, siz nə etmək lazımdır bütün getmək Fayl> Qovluq> Properties> Storage - Alternativ olaraq, sizin qovluq hər hansı bir sağ basın və basın Properties açılan seçim görünür.
Mənim cari olaraq, Microsoft Outlook avtomatik olaraq arxivləşdirilməsi e-poçt saxlayır Silinmiş Öğeler , Sent Öğeler , eləcə də başa çatıb tapşırıqlar və Təqvim maddələr. Siz gündəlik e-poçt yüzlərlə almaq Lakin, siz Microsoft Outlook poçt qutusu idarə etmək üçün e-poçt arşivleme əmrləri qurmaq edə bilərsiniz.
Burada Auto Arxiv ayarlarını qurmaq üçün beş addımlar:
- Yeni Arxiv Mail yönəltmək yeni bir yerli qovluq yaradın
tap My Computer On və onu sağ basın. Seçin Yeni Qovluq və müvafiq adı. Bu tapmasanız, siz Microsoft Outlook-in köhnə versiyasından ola bilər - bu halda, seçin Fayl> Arxiv və altında tarixi dəyişdirmək çox ... older Arxiv maddələr seçimi.
- Yeni Arxiv Qayda yarat
basın, yeni qayda yaratmaq Tools> qaydaları seçin Birjası olan My Computer On seqment. Axtar + pəncərə altındakı 'düyməsinə və basın. Müvafiq yeni Arxiv Qayda adı.
- Müddət müəyyən və təyinat qovluq
basın yeni mesaj gəldiyi zaman nişanı və müəyyən Alınan tarixi və aşağıdakı tədbirlərmüvafiq. Basın Enabled onay kutusunu basın OK . Microsoft Outlook-in köhnə versiyası varsa, getmək Tools> Seçimlər> Digər> Auto Arxiv bu dəyişikliklər ediləcək.
- Mövcud e-poçt qovluq yeni qayda tətbiq
İndi yeni mesajlar üçün bu yeni Arxiv Qayda qurmaq ki, həmçinin köhnə e-poçt edin. Bunu etmək üçün, mail qovluq seçin və getmək Messages > R ules xüsusi qayda aktivləşdirmək üçün.
- Arşivlenmiş e-poçt mesajları daxil
İndi poçt qutusu daha çox storage yer var ki, qeyd etmək lazımdır. E-poçt arxiv almaq üçün, yalnız qovluq sol sütun onlara baxmaq. İndi altında olmalıdır My Computer On qovluq.
Part 3: Email Arxiv üçün Tips & Tricks
Burada e-poçt arşivleme sizin üçün daha yaxşı iş üçün bəzi Məsləhətləri və fəndləri var:
- Sizin verilməsi sistemi kişiselleştirin. : Bu sistem sizin dost üçün çalışır əgər üç bu dünyada insanların növləri var, çünki, bu sizin üçün işləyəcək demək deyil Searchers , filers və Etiketleyiciler . Axtarış onlar axtarış aracı onların ən yaxşı dostu hesab çünki çox təşkili yoxdur. Hər şey öz xüsusi yeri var hesab edir ki, insanlar deyilir filers . Etiketleyiciler daha ümumi faylları e-poçt qoymaq və oradan axtarış üstünlük - həm də sevgi uşaq.
- Sizin təşkil Sent Öğeler asanlıqla göndərən göndərdik deyil ki, əmin e-poçt tapa bilərsiniz ki,.
- Sizin olun Arxiv qaydaları sizin üçün. İndi gələn və gedən e-poçt model bilməlidir - Sizin qaydaları özelleştirmek üçün bu bilik istifadə edin. Bu nə etmək lazımdır manual iş məbləği minimuma endirəcək.
- mümkün qədər aydın kimi qovluq adı. Siz, həqiqətən, hər bir qovluğu e-poçt düzmək üçün xidmət və arxiv xahiş nə unutmayın ki, bu.
- tezliklə gəldiyi kimi istenmeyen e-poçt silin. Better hələ, siz bir maraq artıq Bülletenlər çıxmaq.
Gördüyünüz kimi, Sizin elektron poçt qutusu təşkil tort bir parça. Əlbəttə, bu, sizin üçün e-poçt arşivleme saxlamaq üçün quraşdırma e-poçt provayderi ilk bir əngəl deyil. siz onu və çalışan bir dəfə Lakin, super faydalı olacaq və zaman copious məbləği xilas edəcək.
