Email Archiving é o acto automático de capturar, preservar e categorizar o tráfico de correo-e recibido ou enviado por un individuo, organización ou servizo subscrito. Esta práctica foi adoptado por moitas organizacións - funcionarios pensan máis doado para recuperar e recuperar información transmitidas entre correos electrónicos de empresas, xerentes pensan máis fácil a procura de información para auditorías anuais e avogados cren máis doado para preservar e-mail conversas confidencial que se poden usar apoiar as investigacións internas e disputas externas.
En suma, o correo electrónico arquivado mantén a súa caixa de entrada limpa e máis fácil de xestionar. É unha marabilla porque moita xente non facelo unha práctica para arquivar os seus correos electrónicos persoais. Mentres arquivos de correo corporativos son normalmente almacenados campañas e arrays de disco magnético, a maioría dos ficheiros de correo persoal son mantidos na nube. Os correos electrónicos son indexados sistematicamente estes arquivos de xeito que sería máis rápido para buscar unha información específica.
Hai moitas cousas que podes arquivar xunto coas mensaxes de correo electrónico. O máis importante sería anexos de correo-e os seus metadatos asociados. Ademais, podes calendarios tamén arquivar, contactos, notas e mensaxes instantáneas.
Parte 1: Por que precisa para manter o teu correo seguridade arquivados e facilmente accesible
Hai unha abundancia de razóns polas que ten que executar correo electrónico arquivado na casa e no traballo. Aquí están os nosos top 5 razóns:
- Almacenamento: súa caixa de entrada de correo electrónico é o centro da súa empresa diaria e comunicación persoal - todo agora que é capaz de sincronizar con moitos de vós servizos dixitais, por exemplo, conta de comunicación social, calendarios, contactos, director de xestión de proxectos, etc. O arquivo pode optimizar o seu almacenamento dixital espazo para que será capaz de realizar procuras en o seu correo electrónico caixas de entrada de forma eficaz.
- Compliance: atopar información na súa caixa de entrada pode ser cansativo e lento. Para algunhas empresas, o goberno esixe que os funcionarios arquivar a comunicación electrónica, para que poidan ser recuperadas facilmente cando é necesario nunha investigación. As persoas van atopar este útil cando tempada de arquivo do imposto rula por.
- Xestión Email: automatizar o proceso de almacenamento e indexación de correo-e de entrada e saída non só ha aforrar espazo na súa conta de correo electrónico, pero tamén facer o limpador de caixa de entrada. É unha boa forma de categorizar conversas relativas a un proxecto específico (por exemplo, Project X) ou propósito (por exemplo, documentos de viaxe). Desta forma, vostede saberá inmediatamente onde buscar o correo específico no.
- Aumento da produtividade: por correo-e resolto sistematicamente, será capaz de atender os máis importantes en primeiro lugar e xestionar o menos importante, sempre que está libre. Tendo estes correos electrónicos automaticamente clasificados tamén é cómodo para moita xente, xa que reduce o problema de facelo manualmente.
- Recuperación de desastres: se accidentalmente acabar con todos os seus correos electrónicos, pode que seguro que pode obter os máis importantes atrás do seu arquivo de correo-e. É un xeito máis rápido e sinxelo para restaurar os datos.
Parte 2: Como manter o seu correo electrónico Archiving
É o seu Microsoft Outlook súpeto abrandou a un seguimento excruciante e un simple e-mail leva un longo tempo para enviar? Isto pode ser porque a súa caixa de correo tornouse significativamente máis pesados. Para comprobar como inchado súa caixa de correo é, todo o que tes que facer é ir a Arquivo> Cartafol> Propiedades> Almacenamento - no canto, prema co botón dereito en calquera das súas carpetas e prema Propiedades cando a opción despregable aparece.
Por defecto, Microsoft Outlook mantén automaticamente correo electrónico arquivar seus elementos eliminados , elementos enviados , así como caducado Tarefas e Calendario elementos. Con todo, se recibe centos de correos electrónicos a diario, pode querer configurar comandos de correo arquivo para xestionar a súa caixa de correo de Microsoft Outlook.
Aquí están os cinco pasos para configurar os axustes do seu propio Archive:
- Crear novos cartafoles locais para dirixir novo arquivados Correo
Buscar no meu ordenador e prema co botón dereito sobre el. Escolla Nova carpeta e nomea-la de forma adecuada. Se vostede non pode atopar isto, pode ter unha versión máis antiga de Microsoft Outlook - neste caso, seleccione File> Ficheiro e cambiar a data baixo os elementos Arquivo con máis de ... opción.
- Crear unha nova regra de arquivo
para establecer unha nova regra, prema Ferramentas> Normas e seleccione Cambio do On My Computer segmento. Atopar o + botón na parte inferior da xanela e fai clic sobre el. Nomee a nova regra Arquivo de forma adecuada.
- Determinar o período de tempo e pastas de destino
Prema na Cando unha nova mensaxe chega guía e establecer a data de recepción e faga o seguinte acciónsen consecuencia. Preme o Habilitado caixa de verificación e prema en Aceptar . Se ten unha versión máis antiga de Outlook de Microsoft, vai a Ferramentas> Opcións> Outro> Auto Archive para facer estas modificacións.
- Aplicar a nova regra en carpetas de correo existentes
Agora que configurou este novo regra de arquivo para novas mensaxes, aplicala la a seu correo antigos tamén. Para iso, seleccione o cartafol de correo e ir Mensaxes > R ules para activar unha regra específica.
- Acceder aos correos electrónicos arquivados
Agora ten que ser capaz de entender que non hai máis espazo de almacenamento na súa caixa de correo. Para chegar ao seu ficheiro de correo-e, basta ollar para eles na columna da esquerda, onde os cartafoles están. Deben agora estar baixo a On My Computer cartafol.
Parte 3: Consellos e trucos para Email Archiving
Aquí están algúns consellos e trucos para facer e-mail arquivo funciona mellor para vostede:
- Personalizar o seu sistema de arquivo. Iso non significa que se un sistema funciona para o seu amigo, que vai traballar para ti, porque hai tres tipos de persoas neste mundo: Searchers , filers e Taggers . Searchers non fan moito organizadora porque cren que o buscador é o seu mellor amigo. A xente que cre que todo ten o seu lugar específico son chamados filers . Pichadores é o neno de amor de dous - puxeron electrónicos en arquivos máis xerais e prefire buscar a partir de aí.
- Organiza os seus elementos enviados para que poida facilmente atopar o correo electrónico que o remitente está convencido de que non enviou.
- Fai súas Normas de arquivo traballar para ti. Agora ten que saber o nivel de seu correo de entrada e saída - utilizar este coñecemento para personalizar as súas regras. Isto pode reducir a cantidade de traballo manual que ten que facer.
- Nomear cartafoles tan clara como puido. Isto é para que non se esqueza que realmente pediu o seu servizo de correo electrónico para clasificar e arquivo en cada carpeta.
- Eliminar o correo electrónico non desexado, logo que chega. Mellor aínda, cancelar a inscrición para boletíns que xa non son de interese para vostede.
Como verás, organizar a súa caixa de correo electrónico é unha peza de bolo. Por suposto, é un problema no inicio de configurar o seu fornecedor de correo electrónico para manter correo electrónico arquivado para ti. Con todo, unha vez que telo instalado e funcionando, será super útil e vai aforrar copiosa cantidade de tempo.
