Email Archiving è l'atto automatizzata di catturare, conservare e categorizzare il traffico e-mail ricevuti o inviati da un individuo, un'organizzazione o un servizio sottoscritto. Questa pratica è stata a lungo adottato da molte organizzazioni - i dipendenti trovano più facile per recuperare e recuperare informazioni trasmesse tra i messaggi di posta elettronica aziendali, manager trovano più facile la ricerca di informazioni per i controlli annuali e gli avvocati trovano più facile preservare conversazioni e-mail riservate che possono essere utilizzati facilitare le indagini interne e controversie esterni.
In breve, archiviazione della posta elettronica mantiene la vostra casella di posta pulita e più facile da gestire. Si tratta di una meraviglia perché non molte persone lo rendono una pratica per archiviare i propri messaggi di posta elettronica personali. Mentre gli archivi di posta elettronica aziendali sono in genere memorizzati su nastri e array di dischi magnetici, la maggior parte degli archivi di posta elettronica personali sono conservati nella nube. Messaggi di posta elettronica vengono indicizzati sistematicamente in questi archivi in modo che sarebbe stato più veloce per la ricerca di una specifica informazione.
Ci sono diverse cose che si possono archiviare insieme ai messaggi e-mail. Il più importante sarebbe allegati di posta elettronica e relativi metadati associati. Inoltre, è possibile anche filmati di calendari, contatti, note e messaggi istantanei.
Parte 1: Perché avete bisogno per mantenere la vostra e-mail in modo sicuro e facilmente accessibile Archiviati
Ci sono molte ragioni per cui si dovrebbe eseguire l'archiviazione e-mail a casa e lavoro. Ecco i nostri primi 5 motivi:
- Conservazione: la vostra casella di posta elettronica è il fulcro della vostra attività quotidiana e la comunicazione personale - soprattutto ora che è in grado di sincronizzarsi con molti di voi servizi digitali ad esempio social conto dei media, calendari, contatti, la gestione responsabile del progetto ecc archiviazione può ottimizzare lo storage digitale spazio in modo che si sarà in grado di effettuare ricerche sull'e-mail inboxes in modo efficace.
- Compliance: la ricerca di informazioni nella tua casella di posta può essere faticoso e richiede molto tempo. Per alcune aziende, il governo richiede ai dipendenti di archiviare la comunicazione elettronica in modo che possano essere recuperati facilmente in caso di necessità in un'indagine. Gli individui troveranno questo utile quando stagione di deposito fiscale rotoli da.
- Email Management: l'automazione del processo di memorizzazione e indicizzazione delle e-mail in entrata e in uscita non solo di risparmiare spazio sul vostro account di posta elettronica, ma anche rendere la vostra più pulito casella di posta. E 'un ottimo modo per categorizzare le conversazioni relative a un progetto specifico (ad esempio, Project X) o lo scopo (ad esempio Documenti di viaggio). In questo modo, sarà immediatamente sapere dove cercare l'e-mail specifico a.
- Aumento della produttività: avendo email risolto in modo sistematico, si sarà in grado di partecipare a quelle importanti in primo luogo e trattare con il meno importante ogni volta che siete liberi. Avendo queste email ordinati automaticamente è anche conveniente per molte persone in quanto riduce il fastidio di farlo manualmente.
- Disaster Recovery: si dovrebbe accidentalmente spazzare via tutte le vostre email, si può essere certi che è possibile ottenere quelli importanti indietro dal vostro archivio e-mail. E 'un modo il più semplice e veloce per ripristinare i dati.
Parte 2: Come mantenere il tuo Email Archiving
È il vostro Microsoft Outlook improvvisamente rallentato per una ricerca per indicizzazione straziante e una semplice e-mail richiede molto tempo per l'invio? Questo è probabilmente perché la cassetta postale è diventato molto più pesante. Per verificare come gonfio tua casella di posta è, tutto quello che dovete fare è andare su File> Cartella> Proprietà> Stoccaggio - In alternativa, fare clic destro qualsiasi cartella e cliccare sul Proprietà quando viene visualizzata l'opzione di menu a discesa.
Per impostazione predefinita, Microsoft Outlook mantiene automaticamente e-mail l'archiviazione dei Posta eliminata , Posta inviata , così come scaduti Compiti e Calendario oggetti. Tuttavia, se si riceve centinaia di email al giorno, si consiglia di configurare i comandi archiviazione della posta elettronica per gestire la casella di posta di Microsoft Outlook.
Ecco i cinque passi per configurare le impostazioni del vostro Auto Archive:
- Creare nuove cartelle locali per dirigere nuova archiviati posta
Trova sul mio computer e fare clic destro su di esso. Scegliere Nuova cartella e assegnare un nome in modo appropriato. Se non è possibile trovare questo, è possibile avere una versione precedente di Microsoft Outlook - in questo caso, selezionare File> Archivio e modificare la data sotto le voci archivio di età superiore ai ... opzione.
- Crea nuova regola Archiviazione
Per stabilire una nuova regola, fare clic su Strumenti> Regole e selezionare cambio dalla On My Computer segmento. Trova il + tasto nella parte inferiore della finestra e fare clic su di esso. Nome in modo appropriato la nuova Regola archiviazione.
- Determinare il periodo di tempo e cartelle di destinazione
Fare clic sul Quando arriva un nuovo messaggio scheda e definire la data Ricevuto ed effettuare le seguenti azionidi conseguenza. Fare clic sulla Enabled casella di controllo e fare clic su OK . Se si dispone di una versione precedente di Microsoft Outlook, andare in Strumenti> Opzioni> Altro> Auto Archive di fare questi cambiamenti.
- Applicare la nuova regola per le cartelle di posta elettronica esistenti
Ora che avete impostato questa nuova regola archiviazione per i nuovi messaggi, applicarlo alle vostre vecchie email pure. Per fare questo, evidenziare la cartella di posta e andare a Messaggi > R ULES per attivare una regola specifica.
- Accedere ai messaggi di posta elettronica archiviati
Ora si dovrebbe essere in grado di notare che non v'è più spazio di archiviazione sul tua casella di posta. Per arrivare al vostro archivio e-mail, basta guardare per loro sul colonna di sinistra in cui le cartelle sono. Ora dovrebbero essere sotto la On My Computer cartella.
Parte 3: Consigli e suggerimenti per Email Archiving
Ecco alcuni consigli e trucchi per rendere archiviazione della posta elettronica funziona meglio per voi:
- Personalizza il tuo sistema di archiviazione. Ciò non significa se un sistema funziona per il vostro amico, funzionerà per voi, perché ci sono tre tipi di persone in questo mondo: Searchers , Filers e Taggers . Ricercatori non fanno molto organizzatore perché credono che lo strumento di ricerca è il loro migliore amico. Le persone che crede che ogni cosa ha il suo luogo specifico sono chiamate Filers . Tagger è il bambino l'amore di entrambi - hanno messo le email in file più generali e preferisce cercare da lì.
- Organizza i tuoi Posta inviata in modo che si può facilmente trovare l'e-mail che il mittente è convinto che non hai inviato.
- Fai la tua Regole archiviazione lavoro per voi. Ora si dovrebbe conoscere il modello della vostra email in entrata e in uscita - usare questa conoscenza per personalizzare le regole. Questo ridurrà al minimo la quantità di lavoro manuale è necessario fare.
- Nome le cartelle più chiaro possibile. Questo è così che non si dimentica quello che hai effettivamente chiesto al vostro servizio di posta elettronica per ordinare e archiviare in ogni cartella.
- Eliminare le email indesiderate non appena arriva. Meglio ancora, annullare la sottoscrizione alla newsletter che non sono più di un interesse per voi.
Come si può vedere, organizzare la vostra casella di posta elettronica è un pezzo di torta. Certo, si tratta di una seccatura in un primo momento per impostare il vostro provider di posta elettronica per mantenere archiviazione della posta elettronica per voi. Tuttavia, una volta che avete installato e funzionante, sarà super utile e vi farà risparmiare copiosa quantità di tempo.
