Email Мұрағаттау электрондық пошта трафикті алынған немесе жеке, ұйымның немесе жазылған қызметі арқылы жіберілген, жаулап сақтау мен жүйелеуге автоматтандырылған акт болып табылады. Бұл тәжірибе ұзақ көптеген ұйымдар қабылданды - қызметкерлер оңай бизнес электрондық пошта арасындағы тасымалданады ақпарат алу және қалпына келтіру үшін таба, менеджерлер оңай оңай пайдалануға болады құпия электрондық пошта сөйлесулерін сақтап таба жылдық тексерулер мен заңгерлер ақпарат іздеу үшін таба ішкі тергеу және сыртқы дауларды көмектесу үшін.
Бір сөзбен айтқанда, электрондық пошта мұрағаттау таза және басқару оңай сіздің кіріс жәшігін сақтайды. Ол адамдар көп емес, ол олардың жеке электрондық пошта мұрағаттау үшін тәжірибе жасауға неге таң болып табылады. Қауымдық электрондық мұрағаттар әдетте магниттік таспалар мен дискілік массивтер сақталады, ал ең жеке электрондық пошта мұрағаттар бұлтта сақталады. ол нақты ақпарат алу үшін іздеу жылдам болар еді, сондықтан электрондық пошта хабарлары осы мұрағаттарда жүйелі индекстеледі.
Егер сіз электрондық пошта хабарларындағы бірге мұрағаттауға болады бірнеше заттар бар. ең маңызды электрондық пошта тіркемелерін және оның ілеспе метадеректер болар еді. Сонымен қатар, сіз сондай-ақ мұрағат күнтізбелер, контактілерді, жазбаларды және жылдам хабарларды аласыз.
1-бөлім: Сіз мықтап Мұрағатталған және оңай қол жетімді Сіздің Email ұстауымыз керектігінің
Сіз үйде және жұмыста электрондық пошта мұрағаттау орындауға тиіс себептерінің көп бар. Мұнда біздің ТОП 5 себептері болып табылады:
- Сақтау: Электрондық пошта кіріс жәшігінде сіздің күнделікті іскерлік және жеке қарым-қатынас орталығы болып табылады - әсіресе қазір ол сізге көптеген сандық қызметтерімен синхрондау қабілетті екенін, әлеуметтік медиа тіркелгісін, мысалы, күнтізбелер, байланыстар, жобаны басқару менеджері және т.б. мұрағаттау Егер сандық сақтау оңтайландыра аласыз кеңістік сіздің тиімді электрондық пошта жәшіктері туралы сұрауларды орындау үшін алады, сондықтан.
- Комплаенс: Сіздің кіріс жәшігінде ақпараттық салық уақыт пен еңбекті болады табу. Кейбір компаниялар, мемлекеттік тергеу қажет болған кезде, олар оңай алуға болады, сондықтан олардың электрондық байланыс мұрағаттауға қызметкерлерге талап етеді. Жеке тұлғалар осы пайдалы кезде салық декларацияларын маусымы орамдағы таба алады.
- Email басқару: кіріс және шығыс электрондық пошта сақтау және индекстеу процесін автоматтандыру электрондық пошта тіркелгісіне экранында бос орынды үнемдеу, сондай-ақ сіздің пошта жәшігінің Шаңсорғышты жасайды ғана емес. Ол белгілі бір жобаға (мысалы Жоба X) немесе мақсатқа (мысалы, жүру құжаттары) қатысты әңгімелесуді санаттау тамаша тәсілі. Бұл жолы, сіз бірден қайда нақты электрондық пошта қарауға білетін болады.
- Еңбек өнімділігін арттыру: электрондық пошта хабарлары жүйелі жүзеге сұрыпталған арқылы, сіз бірінші маңызды адамдарға қатысады және сіз тегін әрдайым дегенде маңызды шеше алатын болады. Ол қолмен мұны жұмысын азайтады ретінде осы электрондық хаттарды автоматты түрде сұрыпталады ие, сондай-ақ көптеген адамдар үшін ыңғайлы болып табылады.
- Авариялық қалпына келтіру: Егер сіз байқаусызда сіздің электрондық хаттардың барлық сүртіп тиіс, сіз бұрын сіздің электрондық пошта мұрағатынан маңызды адамдарды алуға болады деп сендірді болады. Ол сіздің деректерді қалпына келтіру үшін тез және оңай жолы болып табылады.
2 бөлім: қалай Сіздің Email мұрағаттау ұстаңыз үшін
Егер Microsoft Outlook кенеттен мучительную тексеріп шығу дейін баяулады және қарапайым электрондық пошта жіберу ұзақ уақыт алуы мүмкін? Егер пошта жәшігі айтарлықтай ауыр болды, өйткені бұл, бәлкім, болып табылады. Егер пошта жәшігі, сіз істеу керек барлық баруға болып қалай штаты тексеру үшін Файл> Қалта> сипаттары> Storage - балама ретінде, оң жақ түймешігімен басыңыз, сіздің қалталар және кез келген басыңыз мүлік ашылмалы опциясы пайда болған кезде.
Әдепкіде, Microsoft Outlook автоматты түрде электрондық пошта сақтайды Жойылғандар , Жіберілгендер , сондай-ақ мерзімі өтіп кеткен Тапсырмалар мен Күнтізбе элементтерін. Сіз күнделікті электрондық пошта жүздеген алуға Алайда, егер, сіз электрондық пошта мұрағаттау Егер Microsoft Outlook пошта жәшігін басқару пәрмендері орнату қажет болуы мүмкін.
Міне, сіздің Auto Archive параметрлерін орнату үшін бес қадамдар болып табылады:
- Жаңа Мұрағатталған Mail бағыттауға жаңа жергілікті қалталарды жасаңыз
табу Менің компьютерімде және оған оң жақ түймешігімен басыңыз. Таңдаңыз Жаңа қапшықты және тиісті оны атаңыз. Бұл жағдайда, таңдаңыз - Сіз бұл таба алмасаңыз, онда сіз Microsoft Outlook ескі нұсқасын болуы мүмкін Файл> Мұрағат және астында күнін өзгерту қарағанда ... асқан мұрағаты элементтердің опцион.
- Жаңа Мұрағаттау ережесін жасау
Жаңа ережені орнату үшін, басыңыз Құралдар> ережесін және таңдау Exchange бастап Менің компьютерімде сегментінде. Табу + терезенің төменгі жағында түймесін және оған басыңыз. Тиісті жаңа Мұрағаттау ереже атаңыз.
- Уақыт мерзімі және қалталарды анықтаңыз
басыңыз жаңа хабар келгенде қойындысын және анықтау алған күннен және келесі әрекеттерді орындаңыз іс-әрекеттерінтиісінше. Басыңыз Қосылған құсбелгісін және нұқыңыз , OK . Сіз Microsoft Outlook ескі нұсқасы бар болса, өтіңіз > Құралдар Опц-р> Басқа> Auto Archive осы өзгерістерді жасауға.
- Бар электрондық пошта қалталарын жаңа ережені қолдану
Енді сіз жаңа хабарлар үшін осы жаңа Мұрағаттау ереже орнатқан деп, сондай-ақ ескі электрондық пошта оны қолданылады. Бұл әрекетті орындау үшін, пошта қалтасын бөлектеңіз және өтіңіз Хабарлар > R Үлес нақты ережені іске қосу үшін.
- М ра аттал ан электрондық пошта хабарларына кіре
Сіз енді сіздің пошта жәшігінде көбірек орын бар екенін байқайсыз қабілетті болуы тиіс. Егер электрондық пошта мұрағатқа алу үшін, жай ғана қалталар сол жақ бағанда олар үшін іздеңіз. Олар қазір астында болуы тиіс Менің компьютерімде қалтаға.
Part 3: Электрондық пошта мұрағаттау Tips & Tricks
Мұнда электрондық пошта мұрағаттау сіз үшін жақсы жұмыс жасау үшін кейбір кеңестер мен ұсыныстар болып табылады:
- Сіздің беру жүйесін жекелендіру. : Бұл жүйе Сіздің досыңызға үшін жұмыс істейді, егер бұл дүниеде адамдардың үш түрі бар, өйткені, ол сіз үшін жұмыс істейтін болады дегенді білдірмейді Искатели , кім подадут өтінім және маркировщики . Искатели олар іздеу құралы олардың ең жақсы дос болып табылады деп есептейміз, өйткені көп Ұйымдастыру істемейді. Бәрі оның ерекше орны бар деп санайды Адамдар деп аталады кім подадут өтінім . Маркировщики екі махаббат бала болып табылады - олар көп жалпы файлдарда электрондық хаттарды салып, сондай-жақтан іздеу көреді.
- Сіздің ұйымдастыру Жіберілгендер сіз оңай Жіберуші сіз жіберген жоқ екенін сенімді электрондық поштаны таба аласыз, сондықтан.
- Сіздің жасаңыз Мұрағаттау ережелері сіз үшін жұмыс істейді. Сіз енді сіздің кіріс және шығыс электрондық пошта үлгісін білуі тиіс - Сіздің ережелерін теңшеу үшін осы білімдерін пайдаланады. Бұл сізге істеу керек болады қолмен жұмыс көлемін азайтуға болады.
- мүмкіндігінше түсінікті қалталарды атаңыз. Сіз шын мәнінде әр қалтада сұрыптау және мұрағат үшін электрондық пошта қызметін сұраған қандай ұмытып емес, сондықтан бұл.
- ретінде көп ұзамай ол келіп-ақ қалаусыз электрондық пошта жою. Better әлі, сізге қызығушылық бұдан былай болып бюллетеньдерге жазылудан бас.
Өздеріңіз көріп отырғандай, сіздің электрондық пошта жәшігін ұйымдастыру Пирогов болып табылады. Әрине, ол сіз үшін электрондық пошта мұрағаттау сақтауға орнату үшін алдымен электрондық пошта провайдерінде стычка болып табылады. Оны бар және жұмыс істеп рет Алайда, ол супер пайдалы болады және сізге уақыт мол мөлшерін үнемдеуге мүмкіндік береді.
