E-mel Arkib adalah tindakan automatik menangkap, memelihara dan mengkategorikan trafik e-mel yang diterima atau dihantar oleh individu, organisasi atau perkhidmatan yang dilanggan. Amalan ini telah lama diterima pakai oleh banyak organisasi - pekerja mendapati ia lebih mudah untuk mendapatkan semula dan mendapatkan maklumat disampaikan antara e-mel perniagaan, pengurus mendapati ia lebih mudah untuk mencari maklumat untuk audit tahunan dan peguam mendapati ia lebih mudah untuk mengekalkan perbualan e-mel sulit yang boleh digunakan untuk membantu siasatan dalaman dan pertikaian luar.
Pendek kata, e-mel arkib menyimpan peti masuk anda bersih dan lebih mudah untuk menguruskan. Ia adalah satu keajaiban mengapa tidak ramai yang menjadikannya satu amalan mengarkibkan e-mel peribadi mereka. Manakala arkib e-mel korporat biasanya disimpan pada pita dan cakera tatasusunan magnet, sebahagian besar arkib e-mel peribadi yang disimpan di dalam awan. E-mel yang diindeks secara sistematik dalam arkib ini supaya ia akan menjadi lebih cepat untuk mencari maklumat tertentu.
Terdapat beberapa perkara yang anda boleh arkibkan bersama-sama dengan mesej e-mel. Yang paling penting akan menjadi lampiran e-mel dan metadata yang berkaitan. Selain itu, anda boleh kalendar juga arkib, kenalan, nota dan mesej segera.
Bahagian 1: Mengapa Anda Perlu Untuk Pastikan Email anda Lihatlah Diarkibkan Dan Mudah Akses
Terdapat banyak sebab-sebab mengapa anda perlu melakukan arkib e-mel di rumah dan di tempat kerja. Berikut adalah 5 sebab kami atas:
- Penyimpanan: peti masuk e-mel anda adalah hab perniagaan harian anda dan komunikasi peribadi - terutama sekarang bahawa ia mampu untuk menyegerakkan dengan ramai daripada anda perkhidmatan digital contohnya akaun sosial media, kalendar, kenalan, pengurus pengurusan projek dan lain-lain Mengarkibkan boleh mengoptimumkan simpanan digital anda ruang supaya anda akan dapat melakukan carian di e-mel anda peti masuk berkesan.
- Pematuhan: mencari maklumat dalam peti masuk anda boleh menjadi sukar dan memakan masa. Bagi sesetengah syarikat, kerajaan memerlukan pekerja untuk mengarkibkan komunikasi elektronik mereka supaya mereka boleh didapatkan semula dengan mudah apabila diperlukan dalam penyiasatan. Individu akan mendapati ini berguna apabila pemfailan cukai musim gulung oleh.
- Pengurusan e-mel: mengautomasikan penyimpanan dan pengindeksan proses e-mel masuk dan keluar bukan sahaja akan menjimatkan ruang dalam akaun e-mel anda tetapi juga membuat pembersih peti masuk anda. Ia adalah cara yang baik untuk mengkategorikan perbualan yang berkaitan dengan projek tertentu (contohnya Projek X) atau tujuan (contohnya Dokumen Perjalanan). Dengan cara ini, anda akan serta merta tahu di mana untuk melihat e-mel yang tertentu pada.
- Meningkatkan Produktiviti: dengan mempunyai e-mel disusun secara sistematik, anda akan dapat untuk menghadiri kepada orang-orang penting pertama dan berurusan dengan yang paling rendah apabila anda adalah percuma. Mempunyai e-mel ini secara automatik disusun juga mudah untuk ramai orang kerana ia mengurangkan kerumitan melakukannya secara manual.
- Disaster Recovery: perlu anda secara tidak sengaja menghapuskan semua e-mel anda, anda boleh yakin bahawa anda boleh mendapatkan orang-orang yang penting kembali dari arkib e-mel anda. Ia adalah cara yang paling cepat dan paling mudah untuk memulihkan data anda.
Bahagian 2: Cara Jaga E-mel anda Mengarkibkan
Adalah Outlook Microsoft anda tiba-tiba perlahan kepada merangkak menyeksa dan e-mel yang mudah mengambil masa yang lama untuk menghantar? Ini mungkin kerana peti mel anda telah menjadi lebih berat. Untuk menyemak kembung peti mel anda, semua yang anda perlu lakukan adalah pergi ke Fail> Folder> Properties> Storan - sebagai alternatif, klik kanan mana-mana folder anda dan klik pada Properties apabila pilihan jatuh turun muncul.
Secara lalai, Microsoft Outlook secara automatik menyimpan e-mel arkib anda Item Dihapuskan , Bahan yang dihantar , serta tamat Tugas dan Kalendar item. Walau bagaimanapun, jika anda menerima beratus-ratus e-mel setiap hari, anda mungkin mahu untuk menubuhkan arahan e-mel arkib untuk menguruskan peti mel Microsoft Outlook anda.
Berikut adalah lima langkah untuk menyediakan tetapan Arkib Auto anda:
- Buat folder tempatan yang baru untuk mengarahkan baru Arkib Mail
Cari On My Computer dan klik kanan padanya. Pilih New Folder dan nama itu dengan sewajarnya. Jika anda tidak dapat mencari ini, anda mungkin mempunyai versi yang lebih tua daripada Microsoft Outlook - dalam kes ini, pilih Fail> Arkib dan menukar tarikh di bawah Arkib item yang lebih lama daripada ... pilihan.
- Buat Peraturan Arkib baru
Untuk mewujudkan satu peraturan baru, klik pada Tools> Peraturan dan pilih Exchange dari On My Computer segmen. Cari + butang di bahagian bawah tingkap dan klik di atasnya. Menamakan Peraturan Arkib baru sewajarnya.
- Menentukan tempoh masa dan folder destinasi
Klik Apabila mesej baru tiba tab dan menentukan Tarikh Diterima dan lakukan yang berikut tindakansewajarnya. Klik Didayakan kotak semak dan klik OK . Jika anda mempunyai versi yang lebih tua yang berlainan Microsoft, pergi ke Tools> Options> Lain-lain> Arkib Auto untuk melakukan perubahan ini.
- Menggunakan peraturan baru pada folder e-mel yang sedia ada
sekarang yang anda telah menyediakan ini Peraturan Arkib baru untuk mesej baru, memohon kepada e-mel lama anda juga. Untuk melakukan ini, menyerlahkan folder mel dan pergi ke Mesej > R Ke atas untuk mengaktifkan peraturan tertentu.
- Mengakses mesej e-mel diarkibkan
Anda kini akan dapat melihat bahawa ada lebih banyak ruang storan pada peti mel anda. Untuk ke arkib e-mel anda, hanya mencari mereka pada lajur kiri di mana folder berada. Mereka kini perlu di bawah On My Computer folder.
Bahagian 3: Tips & Trik Untuk Email Arkib
Berikut adalah beberapa tips dan cara untuk membuat e-mel arkib bekerja lebih baik untuk anda:
- Peribadikan sistem pemfailan anda. Ia tidak bermakna jika sistem yang berfungsi untuk rakan anda, ia akan bekerja untuk anda kerana terdapat tiga jenis orang di dunia ini: Searchers , Filers dan peletak teg . Pencari tidak melakukan banyak penganjur kerana mereka percaya alat carian adalah rakan terbaik mereka. Orang-orang yang percaya bahawa semua yang mempunyai tempat khusus dipanggil Filers . Peletak teg adalah anak kasih sayang diantara kedua-dua - mereka meletakkan e-mel dalam fail yang lebih umum dan lebih suka untuk mencari dari sana.
- Menganjurkan anda Bahan yang dihantar supaya anda boleh dengan mudah mencari e-mel yang penghantar yakin bahawa anda tidak dihantar.
- Membuat anda Peraturan Arkib bekerja untuk anda. Anda kini perlu tahu corak e-mel masuk dan keluar anda - menggunakan pengetahuan ini untuk menyesuaikan kaedah-kaedah anda. Ini akan mengurangkan jumlah kerja manual anda perlu lakukan.
- Namakan folder anda sejelas mungkin. Ini adalah supaya anda tidak lupa apa yang telah sebenarnya meminta perkhidmatan e-mel anda untuk menyusun dan arkib dalam setiap folder.
- Memadam e-mel yang tidak diingini sebaik sahaja ia tiba. Lebih baik lagi, berhenti melanggan surat berita yang tidak lagi sesuatu kepentingan kepada anda.
Seperti yang anda lihat, menyusun peti mel elektronik anda adalah sekeping kek. Pasti, ia adalah mudah pada mulanya untuk setup pembekal e-mel anda untuk memastikan arkib e-mel untuk anda. Walau bagaimanapun, sebaik sahaja anda dan berjalan, ia akan menjadi super berguna dan akan menjimatkan sejumlah yang banyak masa.
